Pour moi ça a toujours été le graal : l’inbox zero ! Autrement dit en français : la boîte de réception à zéro. Pendant des années, j’en ai rêvé. Depuis un an, j’y suis arrivée 🙂

Ainsi, depuis toujours, que ce soit sur mes boîtes pro ou perso, je me contentais de laisser les mails non traités en non lus. Un peu comme une To Do List à 2 balles. C’est non lu donc c’est à faire. À vrai dire, ça n’a jamais marché (Comment ça tu t’en doutais ? Tu pouvais me le dire avant ?). Aucune distinction entre un mail reçu qui proviendrait du Pape ou de Carrefour. (pour info, j’en ai reçu beaucoup plus du 2e exemple que du 1er) Parfois même j’ouvrais et refermais quarante fois un même mail pour me dire que :

• ce n’était pas le bon moment pour m’atteler à cette tâche
• j’avais une grosse flemme sur le sujet
• je ne savais même pas pour où commencer (ce qui revient aux points 1 et 2 mais je voulais une liste de trois) …

Quelle perte de temps et d’énergie ! Ouvrir, parcourir, refermer, remettre en “Non Lu” pour refaire la même chose une heure plus tard et se manger le stress de la procrastination qui va avec.
Non, vraiment, ce n’était plus possible … Autrement dit, il fallait que je trouve une solution pour enfin obtenir une boîte de réception à zéro. Et je l’ai trouvée. Hallelujah !

Du coup, je te fais part ci-dessous de mes fabuleux conseils pour que tu puisses savourer le bonheur de la boîte de réception vide. Je souhaite que tu puisses toi aussi goûter au désir satisfait d’achèvement. (oulala je me surpasse là dans la phrase, j’espère que ça veut bien dire quelque chose)

1/ On regroupe ses boîtes mails

Je ne sais pas ce qu’il en est pour toi, mais de mon côté, j’ai 4 boîtes perso et 4 boîtes pro. Un sacré micmac à gérer !
Pour mes boîtes perso j’ai ma toute première sur Yahoo.com, la suivante sur Hotmail.com, un résidu de boîte Free.fr et la dernière sur Gmail.com. Quant aux boîtes pro, le fait est que je travaille pour deux entreprises différentes. Pour chacune, en plus de mon adresse prénom.nom, je gère la boîte contact. Urgh ! je tire la langue … (j’ai pas trouvé de bruit de langue, alors j’ai inventé celui-là)

J’ai donc toutes les emmerdes multipliées par 8, comme les oublis de mots de passe, les spams, et les risques de louper quelque chose d’important. (le pape par exemple, on ne sait jamais s’il voulait désencombrer sa maison et se payer mes conseils) C’est donc impossible d’obtenir 8 fois une boîte de réception à zéro mails non lus. Le découragement pointait son nez à chaque session de lecture de mes e-mails.

Comment j’ai fait

Tout d’abord, j’ai regroupé mes 4 boîtes mails perso sur Gmail. Yahoo, Hotmail, Free et Gmail arrivent dans la même boîte de réception. OUF ! Merci merci merci Gmail ! (non non je ne suis pas la fille de G. Mail pour lui faire autant de pub, mon père s’appelle Hassan donc rien à voir)

Ensuite, concernant mes boîtes pro, j’ai renvoyé la boîte Contact sur ma boîte prénom.nom ET je consulte les mails des deux entreprises dans le même logiciel (Outlook pour Mac en l’occurrence). Ce qui fait donc 4 adresses mails pro consultées dans 2 adresses de messagerie, mais dans un seul logiciel. Je t’ai perdu·e ? Désolée, j’ai fait de mon mieux !

2/ On se désabonne et on se désinscrit

Commençons par examiner la différence entre les deux. Pour moi, on se désabonne des newsletters que l’on n’a plus le temps de lire et pour lesquelles on avait fait la démarche de s’inscrire. De la même manière, on se désinscrit des listes de publicités et newsletters de pub qu’on n’a jamais voulues.

Il faut partir du principe qu’une newsletter sur la cuisine qui nous a bottée à mort pendant quelques mois mais qu’on n’ouvre plus, cela signifie qu’on n’a plus d’intérêt ou plus de temps. On se désabonne ! Ne réfléchis pas Mariette, on y va !

Chaque spam ou publicité reçus, on ouvre le message (pas les pièces jointes hein, attention aux virus) et on clique sur “se désinscrire” en bas de page. Surtout, tu lis bien ce qui est marqué sur la page de désinscription ! Parce que souvent tu ne te désinscris que d’une seule liste et tu restes abonné·e aux 47 autres. On en a marre, on n’est pas (que) des pigeons !

On désencombre sa boîte mail par la même occasion

Et puis alors il faut que tu fasses à un truc génial pour désencombrer ta boîte de réception ! À chaque fois que tu vas te désinscrire d’un truc chiant, par exemple des pubs de ‘1001 plaisirs’ alors que pourtant tu n’es jamais allé·e sur ce site coquin (bizarre, comme c’est bizarre ..); et bien, tu fais une recherche dans la requête en haut, et tu recherches TOUS les mails qui proviennent de ‘1001 plaisirs’ depuis que tu n’y jamais allé·e (et ma mère c’est Catherine Deneuve). Ensuite tu les sélectionnes tous et tu les supprimes ! Et voilà comment on désencombre tout en se désabonnant ! Elle est bonne cette idée non ? Moi je l’adore 🙂

Au fur et à mesure des jours, la quantité de mails reçus va diminuer. Il faut tenir sur la durée mais ça vaut le coup ! Tu atteindras bientôt la sacro sainte Boîte de réception à zéro ! Je te le promets.

3/ On classe les mails reçus

Tout d’abord, la boîte de réception n’est pas une ‘to do’ liste gigantesque et floue où on laisserait “les choses à faire un jour”. Si ça marchait, ça se saurait. Donc il faut classer ses mails. Il est à noter que plusieurs écoles existent sur ce sujet. Le classement par projet (ou sujet) et le classement par action (ou tâches). J’ai testé les deux et j’ai fait mon choix.

Le classement par projet

Jusqu’à présent, je n’ai pas été convaincue. Voici mes raisons :

• Il arrive souvent qu’un mail traite de plusieurs sujets en même temps
• L’expéditeur peut parler d’autre chose que l’objet du mail, ce qui complique le classement (et j’ai un chef champion de la chose, il t’envoie un mail intitulé ‘Re : en cours trésorerie’ et dedans il est capable de te donner la recette du flan pâtissier )
• Ça démultiplie considérablement le nombre de dossiers quand on a beaucoup de projets en même temps (ce qui est mon cas)
• On peut toujours faire une requête par sujet pour retrouver un mail dans la boîte de réception si besoin donc pourquoi se compliquer ?

Le classement par actions

Là, c’est pour moi 🙂 Testé et approuvé.
Mais de quelles actions je parle ? Tout simplement les tâches que je devrai mettre en place pour répondre au mail.
Voici un exemple concret : je reçois un mail pro du banquier me demandant un tableau récapitulatif de toutes les factures de travaux du bâtiment pour préparer un dossier de financement. Je n’ai pas les infos/ pas le temps/ pas l’envie de faire ça maintenant (non ce n’est pas de la procrastination, c’est de l’OR-GA-NI-SA-TION).

Alors, je créé la tâche avec les sous-tâches dans mon super outil de gestion que j’adore. Il s’agit de KanbanFlow dont je suis HYPER satisfaite. (je vous rappelle, mon Père c’est Hassan)

Plus précisément je créé une tâche en question, en faisant un copier/coller du mail et je créé des sous-tâches pour réussir à les traiter une à une. (concernant le découpage en sous-tâches, tu peux lire mon article sur mes 5 astuces en organisation, tu auras plus de détails).

L’énorme avantage du KanbanFlow c’est que je possède trois tableaux de suivi : un pour mes tâches perso, un pour le boulot n°1, et un pour mon boulot n°2. 3 en 1 c’est magique ! J’ai personnalisé le noms des colonnes, les couleurs, et c’est trop beau. On peut aussi en faire un outil collaboratif de gestion de projet. Seul inconvénient c’est en anglais mais très facile d’accès à mon sens car on peut tout renommer à sa sauce.

La boîte de réception à zéro ? On en approche …

4/ On consulte ses mails 3 fois dans la journée pas plus

Et pas 26 fois n’est-ce pas 😉 ? Ça ne sert pas à grand chose à part à se coller du stress. Quel est l’intérêt de te polluer l’esprit avec un mail très chiant de ton patron juste avant de te coucher ? Le monde ne s’arrêtera pas de tourner si tu lui réponds le lendemain. Et au contraire, il perdra l’habitude de te demander tout et n’importe quoi en dehors des horaires de boulot. Crois-moi, ça marche ! Testé et approuvé by myself !

Du coup, ce qu’il faut faire, c’est s’octroyer des plages de consultation des mails très encadrées. Certains recommandent trois fois 20 minutes par jour, je trouve ça pas mal, mais ça peut être 3 fois 45 minutes au début. Moi je peux me contenter de 2 fois par jour, voire même un jour sur deux quand je suis en forme !

L’important c’est de réussir à gérer les actions à faire, à traiter ce que l’on peut faire tout de suite, à reporter les tâches que l’on fera plus tard, et à supprimer ce qui ne sert à rien. On peut aussi gentiment demander à son beau-père de ne pas trop nous renvoyer de blagues très intéressantes à lire parce qu’on n’a pas le temps (ni l’envie mais faut pas le dire, ça se fait pas Mariette).

5/ Trucs et astuces pour rester motivés dans cette gestion courante

Suppression des indésirables/spams en début de session

Je vais te donner un conseil qui marche bien avec moi : je commence toujours par supprimer mes indésirables avant d’attaquer la lecture des mails.

Ça me met en joie parce que ça diminue le chiffre sur la pastille des mails non lus. Ainsi, j’ai le sentiment d’avoir déjà accompli du travail !

Et juste après, je vide la corbeille, encore une action gratifiante.

Lecture des messages les plus anciens en premier

Est-ce que toi aussi tu as fâcheuse tendance à balayer du regard toujours de haut en bas les mails non lus ? C’est à dire du plus récent au plus ancien ? En fait ce n’est pas la meilleure chose car on n’a jamais le temps d’arriver en bas et de tout traiter. Donc ce sont toujours les anciens messages qui passent à la trappe.

Je vais être honnête, je tire profit de cette mauvaise habitude que tu as peut-être parce qu’elle m’arrange, je dois l’avouer. C’est pour ça que j’envoie mes newsletters à 06h30 du matin, afin d’être dans le plus haut de la liste de ta boîte de réception ! Et comme ça, je suis vue et lue rapidos ! Ha ha je t’ai bien eu·e ! (ça va, tu m’en veux pas ?)

En résumé

Je te propose ci-dessous une infographie à télécharger qui résume les 5 étapes à mettre en place pour arriver à une boîte de réception zéro mails non lus tous les soirs. Et tu vas voir, ça fait du biennnnnnn !

Si tu souhaites aller plus loin dans l’efficacité et la productivité, j’ai écrit un autre article où je te donne 5 conseils pour gagner 2 heures par jour grâce à des méthodes simples d’efficacité.

Et si l’article t’a plu, pense à me laisser un commentaire et à partager avec tes amis sur les réseaux sociaux. S’il ne t’a pas plu, partage-le avec tes ennemis sur les réseaux sociaux, moi je m’en fous, ça me fait des vues. Merci beaucoup et à bientôt.